ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Dalam perencanaan kebutuhan material, sistem ERP telah berkembang menjadi paket perangkat lunak yang mendukung koordinasi aktor yang berbeda dalam suatu perusahaan. Saat ini sistem ERP berisi modul tidak hanya untuk materi manajemen, tetapi juga untuk akuntansi, pengelolaan sumber daya manusia dan semua fungsi lain yang mendukung operasi bisnis. Dalam beberapa tahun terakhir, peran ERP sistem sebagai pendukung koordinasi telah diperpanjang untuk lintas-organisasi koordinasi. Dengan 'crossorganizational' berarti bahwa sistem ERP digunakan oleh berbeda independen, atau hampir independen bisnis. Sebagai contoh, perusahaan bekerja sama dengan pelanggan mereka, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya untuk membentuk jaring nilai. Perusahaan-perusahaan besar telah terstruktur diri mereka sebagai set hampir independen unit bisnis, masing-masing bertanggung jawab untuk mereka sendiri keuntungan dan kerugian.

Implementasi ERP jauh lebih sulit dalam konteks seperti jaringan dibandingkan dalam konteks intra-organisasi karena dalam konteks jaringan, kita memiliki pelaku usaha yang berbeda yang membuat keputusan berdasarkan kriteria lokal mereka sendiri. Berbeda bisnis memiliki infrastruktur yang berbeda, sistem perusahaan yang berbeda, proses bisnis yang berbeda, semantik data yang berbeda, hirarki otorisasi yang berbeda, dan keputusan pusat berbeda. Jika bisnis ini memutuskan untuk bekerja sama untuk tujuan tertentu, semua perbedaan masih ada dan tidak ada usaha yang berpartisipasi akan siap untuk mengganti infrastruktur, proses bisnis, dan semantik, hanya untuk ini kerjasama tertentu, atau untuk mengungkapkan aturan bisnis rahasia tertanam dalam mereka proses dan aplikasi. Implementasi ERP adalah kustomisasi dan pengenalan sistem ERP dalam (mungkin jaringan) bisnis. Salah satu tugas yang paling penting dalam proyek semacam itu adalah persyaratan teknik, di mana sifat-sifat ERP sistem yang akan diimplementasikan sejalan dengan persyaratan busines yang akan menggunakannya.

Vendor ERP dan mitra konsultasi mereka menawarkan RE proses standar untuk proyek-proyek ERP. Penelitian baru-baru ini ERP di RE telah mengidentifikasi kelemahan dengan standar proses dan solusi kreatif yang diusulkan untuk mengurangi biaya ERP RE dengan menghindari scope creep, melibatkan hak stakeholder, mengalokasikan sumber daya yang cukup, dan vendor mendaftar 'dan konsultan' dukungan untuk masalah RE. Namun demikian, masalah implementasi ERP masih ada: untuk menemukan sesuai antara fleksibilitas sering dibutuhkan oleh bisnis, dan kekakuan biasanya dikenakan oleh ERP sistem. Masalah ini diperparah dalam crossorganizational konteks karena, seperti yang akan kita lihat, kekakuan dari sistem ERP dikenakan oleh built-in asumsi tentang bisnis semantik, proses bisnis, bisnis Saluran komunikasi dan tujuan bisnis. Jika asumsi tersembunyi tidak cocok bisnis, bisnis akan mengalami sistem ERP sebagai kaku dan tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis. Dalam konteks jaringan, terdapat ketidaksesuaian antara ERP dan masing-masing bisnis yang berpartisipasi.

Modul yang ada didalamnya dan alur sistem dan jenis-jenis aplikasinya.

Pengertian

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mengintegrasikan informasi manajemen internal dan eksternal di seluruh organisasi, merangkul keuangan / akuntansi, manufaktur, penjualan dan layanan, manajemen hubungan pelanggan, dll sistem ERP mengotomatisasi kegiatan ini dengan aplikasi perangkat lunak yang terintegrasi. Tujuan dari ERP adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis di dalam batas-batas organisasi dan mengelola koneksi ke stakeholder luar.

Sistem ERP dapat dijalankan pada berbagai perangkat keras komputer dan konfigurasi jaringan, biasanya menggunakan database sebagai penyimpanan informasi.

Sejarah

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Tidak hanya akan solusi Enterprise Resource Planning menawarkan modul yang berbeda, namun setiap modul kemungkinan besar mengandung fungsi yang berbeda. Misalnya, jika Anda mengambil modul Finance dari dua vendor Enterprise Resource Planning yang berbeda, Anda mungkin menemukan bahwa satu modul menawarkan fungsi penganggaran dan modul lainnya tidak. Ketika mempertimbangkan solusi Enterprise Resource Planning untuk bisnis Anda, pastikan untuk mengeksplorasi semua modul ERP yang membentuk Enterprise Resource Planning solusi dan fungsi masing-masing modul yang ditawarkan. Dengan cara ini Anda memahami bagaimana Enterprise Resource Planning solusi akan memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Solusi ERP kini telah disesuaikan agar sesuai dengan berbagai model bisnis selain manufaktur. ERP pengembangan perangkat lunak dan implementasi sekarang menghadapi perbatasan-perampingan dan menyesuaikan baru bahkan lebih lanjut untuk mengakomodasi kontraksi bisnis selama resesi.

Tidak ada keraguan bahwa ERP model akan beradaptasi dengan tantangan di depan. Seperti yang mereka lakukan, kita dapat berharap untuk masa depan yang lebih dikelola berbasis software solusi bisnis dan perusahaan yang menjalankan ringan, dengan overhead rendah, kesalahan berkurang, dan biaya operasional lebih ramping.

PERKEMBANGAN ERP

• 1960 : Material Requirement Planning (MRP). Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
• 1970 : Close-Loop MRP. Merupakan sederetan fungsi dan tdk hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau di ganti jika diperlukan.
• 1980 : MRP-II. Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
• 1990 : ERP. Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.
• 2000 : Extended ERP (ERP II). Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya.

Modul ERP

Enterprise Resource Planning atau modul ERP adalah pengelompokan fungsi terkait. Sebagai contoh, Sebuah modul Finance mungkin termasuk fungsi buku besar, rekening hutang fungsi, fungsi rekening piutang, fungsi anggaran, fungsi kontrol komitmen, dan sebagainya.

Ada beberapa ERP modul yang mungkin atau tidak mungkin menjadi bagian dari solusi Enterprise Resource Planning. Beberapa modul ERP adalah:

• ·         Purchase Management
• ·         Shipping Management
• ·         Inventory Management
• ·         Customer Relationship Management (CRM)
• ·         Enterprise Performance Management (EPM)
• ·         Finance Management
• ·         Distribution Management
• ·         Planning and Production Management
• ·         Sales Management
• ·         Reporting Management
• ·         Marketing Management
• ·         Human Capital Management (HCM)
• ·         Human Resources (HR)
• ·         Supply Chain Management (SCM)
• ·         Business Intelligence
• ·         Process Manufacturing
• ·         Discrete Manufacturing

Dalam rangka untuk menciptakan solusi Enterprise Resource Planning, perangkat lunak harus menyertakan setidaknya dua modul. Kedua modul dapat berupa dua modul, namun, mereka biasanya berhubungan dengan kebutuhan bisnis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur yang paling mungkin memiliki lebih dari kebutuhan untuk solusi Enterprise Resource Planning dengan Perencanaan dan Manajemen Produksi dan modul Manajemen Persediaan dibandingkan dengan solusi ERP dengan Manajemen Pemasaran dan modul Penjualan Manajemen.

Vendor Enterprise Resource Planning menawarkan solusi dengan modul ERP yang spesifik sesuai industri yang mereka dukung. Sebagai contoh, jika sebuah Enterprise Resource Planning penjual melayani untuk Industri Makanan dan Minuman, kemungkinan bahwa vendor akan menawarkan modul Proses Manufaktur dengan fungsi yang luas. Karena vendor Enterprise Resource Planning banyak industri berbasis, pelanggan potensial dapat lebih mudah menyingkirkan mereka vendor yang tidak cocok dengan kebutuhan organisasi mereka.

KONSEP DASAR ERP

SISTEM ERP

Sistim ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto telah diberikan kepada software aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistim ERP dibagi atas beberapa sub-sistim yaitu sistim Financial, sistim Distribusi, sistim Manufaktur, sistim Maintenance dan sistim Human Resource. Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal tahun 90an memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong dalam sistim ERP. Contoh paket ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft, JD.Edwards dan Microsoft Dynamics SL (Solomon).

Pada prinsipnya, dengan sistim ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.

Di sistim manufacturing sendiri bisa terdapat beberapa variasi:

• make-to-stock (diproduksi untuk dijadikan stok) 

misalnya: pabrik kertas dimana kertas itu sudah menjadi suatu komoditi yang bisa dijual kapan saja.

•  assemble-to-order (dirakit berdasarkan permintaan) 

misalnya: pabrik TV yang mendatangkan komponennya secara knockdown yang kemudian di rakit untuk dijadikan TV siap jual.

• assemble-to-stock (dirakit untuk dijadikan stok) 

misalnya: industri pesawat nyaris tidak mungkin memakai sistim make to stock karena komponennya saja perlu di rancang khusus. Untuk industri seperti itu, beberapa vendor sistim ERP juga menyediakan sistim Project Management sebagai ganti dari sistim produksi.

• make-to-order (diproduksi berdasarkan permintaan).

APLIKASI ERP

1.      AXAPTA

Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.

Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )

Keunggulan yang dimiliki oleh Microsoft Dynamics AX ini antara lain :

· 

• Microsoft Dynamics AX ini menggunakan platform microsft sehingga sangat mudah untuk diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya. Tampilan dari software inipun mirip dengan aplikasi Microsoft pada umumnya sehingga lebih familiar dang lebih mudah mengoperasikannya.
•  Jika dibandingkan dengan yang lain, Microsoft Dynamics AX sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Jika dalam perusahaan sudah terbuasa menggunakan satu cara input data, maka cara itu tidak perlu mengalami perubahan yang berarti karena sifat fleksibel yang ia miliki
• Bagi sebuah perusahaan dengan skala yang besar, Microsoft Dynamics AX adalah pilihan yang tepat karena dapat membantu perusahaan dalam menerima informasi terbaru dari berbagai bagian dalam perusahaan dan bahkan dapat meng-update data dari kantor cabang perusahaan yang berbeda lokasi. Sebagai contoh, manager bagian persedian dari sebuah perusahaantidak perlu bertanya-tanya kepada manager bagian produksi mengenai berapa banyak bahan baku yang perlu dibeli karena informasi mengenai pesanan dan skala produksi akan ter-update setiap saat dan dapat membeikan informasi yang tepat bagi manager bagian persediaan.
•  Microsoft Dynamics AX mampu memperluas areal bisnis di internet. Solusi yang ditawarkan dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya dari yang paling dasar hingga akses langsung ke klien, mitra, pegawai, dan juga komunitas dagang. Solusi ini juga sangat membantu bagi perusahaan yang bergerak dalam areal yang sangat luas yang bahkan mencapai skala internasional kareana dapat disesuaikan dengan semua mata uang dan bahasa
•  Microsoft Dynamics Ax terjangkau bagi perusahaan kelas menengah kebawah.

Kelemahan yang ada pada Microsoft Dynamics AX adalah :

• Dalam Microsoft Dynamics Ax hanya tersedia beberapa modul yang dinilai kurang lengkap dan tidak menunjang bagi beberapa bagian dalam perusahaan.
• Microsoft Dynamics Ax hanya cocok digunakan pada platform Windows

2.      ORACLE ERP

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.

Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.

Kelebihan Dari Oracle ERP adalah :

• Oracle bekerja di jaringan computer. Oracle memisahkan proses antara database server dan aplikasi client. Server yang terinstal Oracle bertangungjawab menangani proses database, sementara client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangai kemacetan jaringan.
•  Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk sehingga ruangan harddisk termanfaatkan secara efisien.
•  Oracle mendukung pelayanan multiuser yang terkoneksi pada waktu yang sama dan mengakses data yang sama serta mengatur system agar pemrosesan data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada waktu yang hampir bersamaan karena Oracle dapat menggunakan berbagai system operasi dalam suatu jaringan untuk mengakses data. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu menghindari konflik data dengan baik. Selain itu Oracle dapat menjalankan database selama 24jam dalam sehari sehingga pemisahan system computer dan proses backup dapat dilakukan secara online tana harus mematikan database.
• Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatasi dan dan memonitor akses data sehingga dapat menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Control untuk mengendalikan data tersebut ddapat mengendalikan data dari manapun sehingga tidak perlu membuat kode di banyak aplikasi, cukup di satu database Oracle saja.
• Oracle dapat berjalan di berbagai system operasi dan aplikasai yang emnggunakan data Oracle dapat dengan mudah megakses data Oracle yang berjalan di system apapun.
• Oracle dapat memishkan datebasenya dalam computer-komputer yang secara fisik erpisah namun secara logis terlihat seperti satu database.
•  Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda. Hal ini sangat membantu jika salah satu sdeervver rusak maka server lain dapat langsung menggantikan fungsinya.

Kelemahan dari Oracle ERP adalah :

•  Ukuran yang dibutuhkan menjadi lebih besar. Dengn penyimpanan di dalam database, setidaknya dibutuhkan ukuran tambahan untuk indexing dan ukuran redo log yang besar pula.
• Akses menjadi lebih lambat.
• Lisensi Oracle sangat mahal, lebih mahal dari Microsoft Dynamics Ax dan SAP dehingga Oracle lebih banayk digunakan pada perusahaan pada kelas atas karena tidak terjangkau bagi kelas bawah dan menengah.

3.      SAP

 SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.

Keunggulan SAP adalah :

•  Sebagai sebuah aplikasi ERP, SAP tergolong sangat lengkap karena terdiri dari berbagai macam modul yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna yang bergerak pada berbagai macam bidang usaha. Modul-modut tersebut antara lain dapat membantu pengguna dalam hal Financial and controlling, Project System, Sales and Distribution, Production Planning, dan Material Management.
•  Implementasi SAP terbukti secara signifikan dapat mengurangi proses administrative, mendukung cost reduction, dan meningkatkan produktifitas.
• Hambatan memperoleh informasi dapat dihilangkan karena informasi yang ada bukan lagi milik unit kerja melainkan milik perusahaan.

Kelemahan SAP adalah :

•  Untuk mendapatkan keuntungan penuh dari penggunaan SAP harus terjadi penggantian 90% hingga 100 % teknologi yang ada sebelumnya. Hal ini menyebabkan berubahnya budaya kerja yang telah ada sebelumnya.
• Penggantian system memerlukan biaya yang tinggi dan waktu implementasi bisa berkepanjangan.